ประชุมทั้งวันก็ไม่ไหว ประชุมหลังสี่โมงเย็นเป็นต้นไปก็ไม่เวิร์ก แล้วเราควรประชุมตอนไหนดี
ทุกคนรู้ดีว่า การประชุมที่ดีมีเวลาของมัน แต่รู้ไหมว่า ช่วงเวลาไหนของวันที่เราไม่ควรจะประชุมที่สุด
คำตอบคือ หลัง 4 โมงเย็นเป็นต้นไปยังไงล่ะ Vox ออกมาบอกว่า ช่วงเวลาหลัง 4 โมงเย็นเป็นต้นไป คือช่วงเวลาที่ความคิดของเราจะไม่ค่อยปลอดโปร่งอีกต่อไป เช่นเดียวกับประสิทธิภาพในการทำงานก็จะลดน้อยลงกว่าช่วงเช้าอย่างเห็นได้ชัด นั่นจึงเป็นเหตุผลว่า ทำไมเราถึงควรจะจัดเวลาประชุมให้อยู่ในช่วงเวลาที่สมองยังปลอดโปร่งและกระตือรือร้นอยู่ ซึ่งก็คือก่อนหน้า 4 โมงเย็นนั่นเอง
อย่างไรก็ดี แม้เราพอจะบอกได้ว่า ควรประชุมตอนไหน แต่นั่นก็ไม่ได้แปลว่า เราควรจะประชุมๆๆ จนไม่มีเวลาทำอะไร เพราะ Vox ก็ชี้ว่า ไม่ใช่ทุกการประชุมจะทำให้งานสำเร็จเสมอไป
“ฉันหวังว่าเราจะไม่เชื่อมโยงความขยันในการทำงานกับจำนวนของการประชุม บอกตรงๆ ว่า แนวคิดที่ฉันอยากจะท้าทายจริงๆ คือการมองว่า ตัวเลขการประชุมคือเครื่องบ่งชี้ประสิทธิภาพในการทำงาน” คริสตินา แจนซ์ (Christina Janze) รองผู้อำนวยการฝ่ายวิจัยแห่ง Slack เล่ากับ Vox
งานวิจัยของแจนซ์ยังพบอีกด้วยว่า ทุกวันนี้พนักงานบริษัทประชุมกันเยอะเกินไป ซึ่งกว่า 40 เปอร์เซ็นต์ของการประชุมก็ไม่มีความจำเป็นใดๆ และการโต้ตอบกันผ่านอีเมลยังจะมีประสิทธิภาพและช่วยให้งานคืบหน้ากว่าด้วยซ้ำ
ย้อนกลับมาที่เรื่องเวลาการประชุมอีกครั้ง แล้วรู้ไหมว่า ช่วงเวลาไหนคือช่วงเวลาที่ดีที่สุดในการประชุมล่ะ
งานวิจัยจาก YouCanBookMe แอปจัดตารางงานสัญชาติอังกฤษได้วิเคราะห์ดาต้าจาก 530,000 การประชุมและพบว่า ช่วงเวลาที่การประชุมมีประสิทธิภาพที่สุดคือ บ่าย 2 โมงครึ่ง วันอังคาร เพราะมันไม่เช้าจนเกินไป และเป็นวันที่ไม่เลทเกินไปในสัปดาห์ เพียงแต่ว่า ถ้าไม่สามารถประชุมเวลานี้ได้จริงๆ พวกเขาก็มีคำแนะนำว่า
- อย่าประชุมเช้าเกินไป – เพราะไม่ใช่ทุกคนที่จะมีเอเนอร์จีเท่ากันในช่วงเช้า บางคนก็ยังง่วงอยู่และไม่สามารถทำงานอย่างเต็มประสิทธิภาพได้ ขณะเดียวกัน การกำหนดประชุมเป็นวาระแรกของวันก็มักจะขัดแย้งกับพฤติกรรมในยามเช้าของผู้คนที่มักจะชอบเริ่มต้นวันด้วยความรู้สบายๆ มากกว่าต้องมากดดันเพราะการประชุม
- ช่วงสายดีที่สุดสำหรับการประชุมเช้า – 10 โมงเช้าคือช่วงเวลาที่เหมาะสมที่สุดสำหรับประชุมช่วงเช้า เพราะถือเป็นเวลาที่พนักงานมีเอเนอร์จีมากที่สุด
- ไม่ควรประชุมทันทีหลังเที่ยง – การประชุมทันทีหลังจากพักเที่ยงนั้นไม่เป็นผลดีกับการทำงานเท่าไหร่ แต่ควรจะประวิงเวลาไปสักหน่อยเพื่อให้เอเนอร์จีของพนักงานกลับมาอีกครั้ง ซึ่งแน่นอนว่า บ่าย 2 โมงครึ่งคือเวลาที่ดีที่สุด
- ประชุมกลางสัปดาห์ก็ดีเหมือนกัน – เพราะกลางสัปดาห์คือช่วงเวลาที่พนักงานพอจะเคลียร์งานไปได้บ้างแล้ว แต่ก็ยังไม่ถือว่าเลทเกินไปสำหรับงานใหม่ๆ ที่อาจต้องทำให้เสร็จในสัปดาห์
แน่นอนว่า ทั้ง 4 ข้อที่ว่ามา เป็นเพียงแค่คำแนะนำเท่านั้น เพราะการจะบอกว่า ประชุมเวลาไหนดีที่สุดเป็นเรื่องที่พูดยาก แต่อย่างน้อยๆ เรื่องหนึ่งที่ทุกคนน่าจะเห็นตรงกันคือ การประชุมทั้งวันย่อมจะไม่ใช่เรื่องดี